Vergaderstress en andere lulkoek

Staat iemand van het kantoorgepeupel er eigenlijk ooit wel eens bij stil dat die vergaderingen -sorry meetings– waar iedereen zo’n bloedjehekel aan heeft het allerergste zijn voor de notuliste?

Nee, niet voor de voorzitter. Die opent de meeting laat zich weer achterover vallen om met een half oor te luisteren naar hetgeen zijn onderdanen uitkramen. Ze kunnen zeggen wat ze willen, hij doet toch waar hij zelf zin in heeft. De vergaderingen dienen slechts om zijn personeel het gevoel te geven dat ze iets in te brengen hebben.

Vergaderingen zijn ook niet het zwaarst voor de zuchtende en steunende collega’s die er ‘actief’ aan moeten deelnemen. Die activiteit beperkt zich tot het uitslaan van interessante maar vage taal die bij anderen de indruk moet wekken dat ze ‘flink wat ijzers in het vuur hebben’ en dat er nog het een en ander ‘in de pijplijn zit’. Als iemand hen het vuur aan de schenen legt, roepen ze wat vage termen als vigeren, integraal opereren of marginaal denken. Engelse uitdrukkingen of zelfverzonnen woorden doen het ook altijd goed. Als dat toch niet het gewenste effect sorteert, schuiven ze hun verantwoordelijkheden af door te zeggen dat ze ‘hun achterban zullen raadplegen’, ‘eens een ballonnetje zullen oplaten in diverse gremia’ of dat ze het na de vergadering even moeten ‘afkaarten’. Verder lachen ze een keer als de voorzitter dat ook doet. En vervelen ze zich, dan spelen ze stiekem een potje lulkoekbingo met de collega naast hen. How hard is that?

In een hoekje zit de opvallend stille en bijna onzichtbare notuliste, meestal de trouwe secretaresse van eerdergenoemde voorzitter. Alleen het regelmatige getik van haar nagels op het minuscule toetsenbord verraden haar aanwezigheid. Een van de weinige momenten waarop ze haar ogen van het beeldscherm haalt, is om een verlangende blik op de klok te werpen. Als de vijf minuten ‘plaspauze’ eindelijk zijn aangebroken en alle hondjes naar het toilet vertrekken, moet zij haar blaas nog even in bedwang houden. Ze moet de koffie verversen en met de catering bellen waar de broodjes blijven.

Na afloop verlaat iedereen opgelucht en fluitend de muffe vergaderzaal. Iedereen behalve… Juist: de secretaresse. Nadat ze de verbogen paperclips, versnipperde suikerzakjes en gemorste koffie heeft opgeruimd, alle ramen heeft opengegooid en de laptop heeft ontkoppeld, wacht haar zwaarste taak: Het uitwerken van het verslag tot een samenhangend geheel. Hoe moet ze al deze lulkoek nu weer verkopen aan het bestuur dat altijd een C.c. van de notulen wil ontvangen?

Na uren zwoegen heeft ze eindelijk een toonbaar verslag met concrete actiepunten gecreëerd dat bij die mogelijk ene ijverige persoon binnen het bestuur, de indruk wekt dat er werkelijk iets is besproken tijdens deze vergadering. Iets zinnigs. Dat er beslissingen zijn genomen en afspraken zijn gemaakt. Dat alles op de afdeling soepel verloopt en dat men zich geen zorgen hoeft te maken. En misschien, heel misschien, is er tijdens de volgende vergadering een collega die aan de vroege kant is en uit verveling eens door het verslag bladert. Om dan schaapachtig op te merken: ‘Hé, heb ik dat echt gezegd?’, gevolgd door een grinnikend: ‘Best goed man.’

  4 comments for “Vergaderstress en andere lulkoek

  1. Werner
    5 september 2010 at 11:03

    Ik vind het ook altijd zo zielig voor de notulist (bij ons iemand uit het team). Je bent zowat de enige die zich concentreert op wat er gezegd wordt, maar niemand leest je verslag. Afgelopen week moest ik notuleren. Ik hanteer het volgende principe: als ik begin te doezelen is het niet spannend genoeg om op te schrijven.

  2. 5 september 2010 at 12:32

    Haha, dat is inderdaad ook mijn criterium. In de praktijk blijkt trouwens dat dat indoezelen vaker voorkomt naarmate de vergadering vordert… Gelukkig weten veel mensen achteraf vaak toch niet meer precies wat ze gezegd hebben. 😉

  3. Helmi Custers de Valk
    3 oktober 2010 at 15:11

    Dat zou ik ook zeggen……

  4. Mares
    5 oktober 2010 at 10:35

    JUIST!!!!!!!!
    blij dit te lezen 🙂

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

Anti-spam code * * Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.